Aderire alla normativa RENTRI: strumenti digitali di Aruba a supporto

Con l'introduzione del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI), il panorama della gestione dei rifiuti in Italia sta subendo una trasformazione significativa. Questa nuova forma di tracciabilità, promossa dal Ministero dell'Ambiente e della Sicurezza Energetica, richiede un adattamento rapido e preciso alle tecnologie digitali. 

Vediamo insieme quali sono gli obblighi e le scadenze previsti dalla normativa RENTRI e perché è fondamentale per i soggetti coinvolti dotarsi di servizi digitali, tra cui la Conservazione Digitale a Norma.

1) Gli obiettivi e i documenti della normativa RENTRI

Il RENTRI è concepito per digitalizzare la gestione dei documenti relativi a movimentazione e trasporto dei rifiuti, promuovendo una maggiore trasparenza ed efficienza.

Con RENTRI, la digitalizzazione coinvolge infatti sia i Formulari di Identificazione dei Rifiuti (FIR), documenti per il corretto smaltimento dei rifiuti, che i Registri di carico e scarico, un registro di contabilità finalizzato a costituire la prova di tracciabilità dei rifiuti.

Dal 13 febbraio 2025, il FIR cartaceo potrà ancora essere utilizzato con un modello vidimato digitalmente, fino al completo passaggio al formato digitale a partire dal 13 febbraio 2026. Anche i Registri di carico e scarico, nonostante non siano obbligatori per tutti, dovranno essere digitalizzati e vidimati attraverso il sistema RENTRI.

2) I soggetti coinvolti, le scadenze e le sanzioni previste dalla normativa RENTRI

A partire dal 15 dicembre 2024, i seguenti soggetti sono obbligati all'iscrizione al RENTRI:

• enti e imprese che effettuano il trattamento dei rifiuti;
• produttori di rifiuti pericolosicome ad esempio distributori carburante, concessionari, onoranze funebri, hotel con spa e/o piscine, centri sportivi, meccanici, carrozzerie, imprese edili, artigiani (es. idraulici, imbianchii, falegnami…), farmacie, aziende di vario genere con officina interna per manutenzione dei propri macchinari/veicoli, imprese di pulizie, lavanderie, autolavaggi, case di cura, centri medici, centri estetici…
• enti e imprese che raccolgono o trasportano rifiuti pericolosi a titolo professionale;
• commercianti e intermediari di rifiuti pericolosi senza detenzione;
• consorzi per il recupero e riciclaggio di particolari tipologie di rifiuti;
• imprese ed enti produttori iniziali di rifiuti non pericolosi con più di 10 dipendenti;
• imprenditori agricoli che producono rifiuti pericolosi o con un fatturato superiore a 8.000 euro;
• soggetti delegati come ad esempio associazioni imprenditoriali e società di servizi.

Per evitare sanzioni - applicate anche in caso di mancata o incompleta trasmissione di dati - che possono variare da 500 a 2.000 euro per i rifiuti non pericolosi e da 1.000 a 3.000 euro per i rifiuti pericolosi, è essenziale rispettare le scadenze per l'iscrizione al RENTRI:

• enti o imprese con oltre 50 dipendenti e altri soggetti delegati, iscrizione dal 15 dicembre 2024 al 13 febbraio 2025; slittato poi al 13 aprile in occasione della conversione in legge del decreto Milleproroghe 2025.
• enti o imprese con oltre 10 e fino a 50 dipendenti, iscrizione dal 15 giugno 2025 al 14 agosto 2025;
• altri produttori iniziali di rifiuti speciali pericolosi, iscrizione dal 15 dicembre 2025 al 13 febbraio 2026.

3) Come adeguarsi alla normativa per la registrazione al RENTRI

L’iscrizione al registro rappresenta un primo passo, cui dovrà seguire una gestione digitalizzata di FIR e Registro di carico e scarico. Questo prevede da un lato l’apposizione di firme digitali e marcature temporali nella documentazione, dall’altro la relativa conservazione digitale a norma di lege, oltre che il possesso di un indirizzo PEC per la conferma delle deleghe all’accesso e la validazione dei dati forniti.

Per garantire la conformità alla normativa RENTRI infatti, i soggetti obbligati devono seguire una serie di passaggi specifici:

1. Iscrizione al RENTRI - Effettuare l'iscrizione al Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) tramite il portale ufficiale, autenticandosi mediante SPID o con certificato CNS.
2. Conferma delle deleghe per l'accesso al RENTRI e validazione dati aziendali - Per la conferma delle deleghe di accesso al RENTRI e per la validazione dei dati aziendali è necessario un indirizzo PEC registrato all’INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di PEC). Infatti, durante l'iscrizione, il sistema invia una PEC all'impresa per approvare il delegato designato. Inoltre, il sistema verifica l'indirizzo PEC tramite l'INI-PEC per garantire l'autenticità dell'impresa e la correttezza delle informazioni fornite.
3. Registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti - Tenere aggiornato il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti, registrando tutte le operazioni di gestione, applicando una firma elettronica avanzata o qualificata ai documenti per garantire l’integrità e l’autenticità delle registrazioni, abbinata ad una marca temporale in questo specifico caso per l’apposizione di data ed ora certe alla documentazione. 
4. Formulario di identificazione dei rifiuti (FIR) - Compilare il FIR per ogni trasporto di rifiuti, assicurando la corretta identificazione durante il trasferimento, validando il documento mediante firma elettronica avanzata o qualificata per garantirne la tracciabilità.
5. Conservazione digitale dei documenti - Archiviare digitalmente tutti i documenti relativi alla gestione dei rifiuti, assicurando la loro conservazione per almeno tre anni, affidandosi ad un sistema di conservazione digitale a norma che garantisca autenticità, integrità e leggibilità nel tempo, in conformità con il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD). Il Registro cronologico di carico e scarico deve essere inviato in conservazione a partire dall'ultima annotazione registrata, mentre il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) va conservato digitalmente solo quando è definitivo, ovvero dal momento in cui ritorna al produttore con tutte le firme digitali richieste, con decorrenza dalla data della sua ultima emissione.

Seguendo questi passaggi e utilizzando i servizi certificati indicati, i soggetti obbligati potranno fare il loro percorso verso la totale conformità alla normativa RENTRI, assicurando una gestione dei rifiuti trasparente, efficiente e in linea con le disposizioni vigenti.

4) Conclusione

Per adeguarsi alla normativa RENTRI, è necessario dotarsi di strumenti digitali che garantiscano la compliance. Soluzioni come DocFly – Conservazione Digitale, offerte da Aruba sono fondamentali per risparmiare tempo e spazio, facilitando l'archiviazione e il recupero dei documenti. 

Per maggiori informazioni sul servizio DocFly – Conservazione Digitale di Aruba e altri servizi digitali come la PEC, la Firma Digitale, la Marca Temporale e SPID, visita la pagina web di vendita. Adeguarsi oggi per essere pronti domani è la chiave per una gestione dei rifiuti efficiente e a norma.