Vidimazione Registro volontari ETS. Sintesi aggiornata di normativa e prassi

Con nota n. 809 del 20 gennaio 2025 il Ministero del Lavoro torna a fornire chiarimenti in merito alla corretta tenuta e vidimazione dei Registri dei volontari che operano in un ETS, anche in ipotesi di ente che abbia sedi secondarie.

1) ETS: vidimazione Registro dei volontari

Come noto, il Codice ha espressamente previsto, in capo a tutti gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari non occasionali, l’obbligo di iscriverli in un apposito registro degli stessi.

Infatti, l’art. 17 comma 1 del CTS espressamente prevede che: “gli enti del Terzo settore possono avvalersi di volontari nello svolgimento delle proprie attività e sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale”.

La norma – relativamente scarna nei suoi contenuti – deve essere letta in combinato con il Decreto Ministeriale 6 ottobre 2021, emanato dal Ministero dello Sviluppo economico, che all’art. 3 stabilisce come il registro, debba  essere : 

• numerato progressivamente in ogni pagina 
• bollato in ogni foglio da un notaio da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che dichiara nell'ultima pagina il numero dei fogli  che  lo   compongono.  

Gli  ETS possono istituire anche un'apposita sezione separata del registro, ove sono iscritti coloro  che   prestano  attività di  volontariato   in  modo occasionale. 

In alternativa alle predette forme di tenuta, gli enti possono avvalersi di registri  tenuti  con  sistemi  elettronici   e/o telematici qualora   gli  stessi  assicurino   l'inalterabilità  delle scritture e la data in cui le  stesse  sono   apposte.

Per ciascun volontario – anche se iscritto nella sezione dei volontari occasionali – va indicato:

1. il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il  luogo e la data di nascita; 
2. la  residenza  o,   in  alternativa,  il   domicilio  ove   non coincidente;  
3. la data di inizio e quella  di   cessazione  dell'attività di volontariato presso l'organizzazione, che corrisponde   alla  data  di iscrizione e cancellazione nel registro.

In sostanza, lo scopo del registro dei volontari è quello di individuare i soggetti che prestano attività volontaria in maniera non occasionale, documentarne il relativo status all’interno dell’ente, consentire e agevolare l’adempimento degli obblighi assicurativi.

2) ETS: vidimazione esente dall’imposta di bollo

Con la risposta ad interpello n. 333 del 4 luglio 2023 l’Agenzia delle entrate ha chiarito come, in relazione al predetto registro, trovi applicazione l’esenzione dall’imposta di bollo sia alla domanda di vidimazione che alla vidimazione vera e propria.

Sul punto, le Entrate richiamano l’articolo 82, comma 5, del CTS secondo cui la richiesta per la  vidimazione  del   citato registro,  può  beneficiare del  trattamento di esenzione dall'imposta di bollo, in quanto rientra nella tipologia dei documenti cartacei o informatici in qualunque modo denominati posti in essere o richiesti dagli ETS, descritti nel citato comma 5. 

3) Vidimazione dei registri dei volontari relativi alle sedi secondarie

Recentemente, il Ministero del lavoro, con nota 809 del 20 gennaio 2025 ha fornito indicazioni sulla possibilità di tenere più di un registro dei volontari non occasionali, qualora disponga, oltre alla sede legale, di una o più sedi operative secondarie, eventualmente insistenti su un territorio regionale diverso da quello della sede principale; inoltre, in caso di risposta affermativa, se anche i registri riferiti alle sedi secondarie debbano essere vidimati. 

Nella nota si chiarisce che il registro ha carattere unitario, ma occorre senza dubbio tener conto della struttura dell’ETS che può avere sedi operative secondarie, anche in Regioni diverse da quelle in cui è ubicata la sede legale. 

Di conseguenza, a condizione che le modalità di tenuta consentano di raggiungere le finalità per cui il Registro è stato istituito, è possibile tenere un Registro volontari presso la/le sede/i secondaria/e purché siano rispettate le seguenti condizioni: 

1. l’istituzione del registro dei volontari tenuto presso la sede secondaria o comunque ad essa riferito sia deliberata dall’organo di amministrazione (organo responsabile nel suo complesso della tenuta del registro dei volontari dell’ente); 
2. siano individuate, formalizzate ed adottate modalità di tenuta che evitino la duplicazione delle registrazioni riferite alle medesime persone, con conseguente inattendibilità del dato dei volontari computati con riferimento all’ente nel suo complesso; 
3.  sia individuata espressamente la persona preposta alla tenuta (compilazione e conservazione) del registro di sede secondo le modalità previste; 
4. le modalità di tenuta del registro di sede siano previamente rese note alla società assicuratrice affinché questa possa erogare il proprio servizio garantendo tutti i soggetti assicurati; 
5.  la corretta tenuta del registro di sede sia oggetto di verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione.

E’ opportuno che presso la sede principale dell’ente che ha istituito uno o più registri dei volontari relativi alle sedi secondarie sia conservata, unitamente al registro principale, copia del frontespizio di ciascun registro secondario, con annotazione degli estremi di vidimazione (autorità che ha effettuato la vidimazione e data della stessa) e della data a partire dalla quale il registro secondario è divenuto operativo.

I registri “di sede” dovranno dunque essere regolarmente vidimati; in caso contrario sarebbero mere scritture interne prive di qualunque rilevanza verso l’esterno e di qualunque valore probatorio.

In conclusione, la nota ministeriale evidenzia a ragione come sarebbe irragionevole e contrario all’autonomia degli stessi non consentire l’istituzione di registri dei volontari relativi alle singole sedi, a condizione che ciò avvenga con modalità tali da garantire l’assolvimento degli obblighi di registrazione e assicurazione dei volontari e la certezza delle scritture.