Rimborsi spese taxi ai dipendenti: chiarimenti ADE

La Risposta n. 302/2025 ribadisce un principio chiave: il rimborso delle spese di trasporto, come i taxi, non è imponibile solo se pagato con strumenti tracciabili. In caso contrario, come accade per i pagamenti in contanti, l’importo rimborsato concorre a formare reddito da lavoro dipendente e, quindi, è soggetto a tassazione IRPEF.

1) Rimborso taxi per missione in Italia: quando è imponibile

L’interpello è stato presentato da un Ministero, che ha esposto il caso di una dipendente impegnata in tre missioni, sia in Italia sia all’estero. 

Durante una di queste trasferte sul territorio nazionale, la lavoratrice ha utilizzato il taxi pagandolo in contanti, e il Ministero si è posto il dubbio sul corretto trattamento fiscale del rimborso.

L’ente ha richiesto se, alla luce delle disposizioni in vigore, il rimborso di tali spese potesse essere escluso dalla formazione del reddito da lavoro, o se invece fosse da assoggettare a tassazione.

2) Rimborsi spese taxi ai dipendenti: imponibili o no?

Secondo la soluzione proposta dal Ministero, l’art. 51, comma 5 del TUIR (D.P.R. 917/1986) imporrebbe la tassazione del rimborso, proprio perché il pagamento è avvenuto in contanti. 

L’ente si è quindi orientato ad applicare la ritenuta IRPEF sul rimborso, usando l’aliquota massima prevista per il dipendente (23%, 35% o 43%), in base allo scaglione di reddito di appartenenza.

L’Agenzia ha confermato quanto ipotizzato dall’istante, in base al principio di onnicomprensività previsto dall’articolo 51, comma 1 del TUIR, tutti i valori percepiti in relazione al rapporto di lavoro concorrono alla formazione del reddito, salvo espresse deroghe.

Tra queste deroghe rientrano i rimborsi spese per trasferte fuori dal territorio comunale, ma solo a determinate condizioni: nel caso specifico, il pagamento del servizio taxi deve avvenire con strumenti tracciabili, come bonifici bancari, carte di credito, bancomat, o altri mezzi previsti dall’art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997.

La norma mira a favorire la trasparenza nei rimborsi e a contrastare possibili abusi, e proprio per questo, l’Agenzia sottolinea che la tracciabilità del pagamento è condizione essenziale affinché il rimborso non venga considerato reddito.

Nel caso in esame, il pagamento del taxi in contanti non consente la verifica oggettiva dell’effettivo sostenimento della spesa. 

Di conseguenza, il rimborso da parte del datore di lavoro non rientra tra le spese escluse da imposizione, e va quindi soggetto a tassazione IRPEF, con ritenuta applicata all’aliquota marginale.

La Risposta 302/2025 conferma che la fiscalità dei rimborsi spese dipende non solo dalla natura della spesa, ma anche dal modo in cui viene effettuato il pagamento. Per evitare che i rimborsi taxi siano considerati reddito, i dipendenti dovranno utilizzare sistemi tracciabili, anche per importi contenuti.

Un richiamo alla prudenza, valido per tutte le amministrazioni pubbliche e aziende che gestiscono trasferte e missioni del personale.